Czym jest tabela RACI?

Tabela RACI to potężne narzędzie wykorzystywane w zarządzaniu projektami do przypisywania i wyświetlania obowiązków danej osoby. Jest to skrót od pierwszych liter angielskich słów Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Nadzorca), Consulted (Konsultant) i Informed (Poinformowany). To narzędzie zapewnia jasne ramy dla definiowania ról w zespole i pomaga w zarządzaniu firmą.

Jego głównym celem jest określenie obowiązków i oczekiwań co do każdego członka zespołu. To daje pewność, że zadania będą wykonywane wydajnie i skutecznie, bez powielania obowiązków i przy jednoczesnym zminimalizowaniu nieporozumień, dając zespołowi większą przejrzystość w pracy.

To ustrukturyzowane podejście do delegowania zadań zwiększa odpowiedzialność i usprawnia komunikację, dzięki czemu jest niezbędnym zasobem w zarządzaniu złożonymi projektami.

Odpowiedzialny

Literka “R”-Odpowiedzialny

„Odpowiedzialny” odnosi się do osób lub zespołów wykonujących określone zadanie lub działanie w ramach projektu. Nie są oni jedynie zaangażowani; są tymi, którzy muszą wykonać zadanie lub zapewnić jego ukończenie.

Posiadanie co najmniej jednej osoby „odpowiedzialnej” za każde zadanie zapewnia przejrzystość. Jednak szczególnie w przypadku większych, lub bardziej złożonych projektów wiele osób może być oznaczonych jako „odpowiedzialne” za jedno zadanie.

Takie oznaczenie pomaga ustanowić jasne linie obowiązków i zwiększa odpowiedzialność, zapewniając, że każde zadanie ma dedykowaną osobę lub zespół skoncentrowany na jego realizacji.

Rola „Odpowiedzialnego” ma fundamentalne znaczenie w matrycy RACI, ponieważ bezpośrednio wiąże się z praktycznym, codziennym postępem projektu.

Nadzorca

Literka “A”- Nadzorca

Termin „Nadzorca” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania. Osoba ta, często kierownik projektu lub lider zespołu, odpowiada za wynik zadania.

Chociaż wiele osób może być odpowiedzialnych za wykonanie części zadania, tylko jedna powinna być odpowiedzialna za całość projektu, aby uniknąć nieporozumień.

Osoba nadzorująca ma prawo do zatwierdzenia lub odrzucenia pracy i jest ostatecznym decydującym. Nadzoruje i zatwierdza prace wykonywane przez osoby odpowiedzialne.

Rola ta ma kluczowe znaczenie dla utrzymania kierunku i integralności projektu, zapewniając zgodność zadań z celami biznesowymi i standardami.

Konsultant

Literka “C” – Konsultant

„Konsultant” odnosi się do osób lub grup, które zapewniają cenną wiedzę specjalistyczną niezbędną do wykonania zadania lub podjęcia decyzji. Osoby te są zazwyczaj ekspertami w danej dziedzinie lub udziałowcami zainteresowanymi projektem.

Ich rolą jest doradzanie i oferowanie spostrzeżeń, które pomagają osobom odpowiedzialnym podejmować świadome decyzje i skutecznie wykonywać zadania.

Włączenie do kategorii „konsultantów” ma zasadnicze znaczenie dla uwzględnienia szerokiej perspektywy i zapewnienia dostępu do specjalistycznej wiedzy, ekspertów co poprawia jakość i wykonalność decyzji projektowych.

Co ważne, podczas gdy konsultanci wnoszą wkład poprzez swoją wiedzę specjalistyczną, ktoś inny wykonuje lub ostatecznie zatwierdza za zadanie.

To rozróżnienie wprowadza balans pomiędzy pozyskiwaniem cennych informacji, a utrzymywaniem usprawnionych i przejrzystych procesów decyzyjnych i wykonawczych.

Poinformowany

Literka “I” – Poinformowany

„Poinformowany” określa osoby lub grupy, które muszą być na bieżąco informowane o postępach lub wynikach zadania, ale nie odgrywają aktywnej roli w jego realizacji lub planowaniu projektu.

Zazwyczaj są to interesariusze lub członkowie organizacji, którzy czerpią korzyści ze znajomości statusu i wyników różnych działań. Informowanie ich zapewnia przejrzystość.

Komunikacja ta może mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania spójności organizacyjnej i wsparcia, szczególnie w przypadku większych lub bardziej złożonych projektów, w których wiele działów lub zespołów może pośrednio wpływać na wyniki projektu.

Poinformowana grupa nie przyczynia się bezpośrednio do realizacji zadania ani nie podejmuje dotyczących go decyzji; ich rolą jest otrzymywanie informacji. Pomaga to zapobiegać niepotrzebnej ingerencji w zadanie, zapewniając jednocześnie, że kluczowe strony znają ważne wydarzenia i wyniki.

Jak działa model RACI?

Model RACI działa poprzez mapowanie zadań, kamieni milowych lub decyzji w odniesieniu do ról w projekcie, wyraźnie określając, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany dla każdego elementu.

Model ten jest zazwyczaj wizualizowany w formie wykresu, tworząc macierz, która przecina role z zadaniami projektowymi. Każda komórka w tej macierzy jest wypełniona jednym z kodów RACI (R, A, C, I), oznaczającym zaangażowanie każdej roli w określone zadanie.

Aby utworzyć tabelę RACI, wystarczy:

Lista wszystkich zadań lub wyników
Pierwszym krokiem jest wyszczególnienie wszystkich zadań lub celów projektu w pierwszej kolumnie tabeli. W górnym wierszu znajdują się wszystkie role projektowe lub członkowie zespołu.
Przypisywanie odpowiednich kodów RACI
Następnie należy przejść przez każde zadanie i przypisać odpowiednie kody RACI do każdej roli związanej z tym zadaniem. Celem jest upewnienie się, że każde zadanie ma co najmniej jedną osobę odpowiedzialną i jedną nadzorującą, przy jednoczesnym określeniu, kto będzie konsultantem i kto będzie poinformowany.

Na przykład, za pomocą narzędzia do zarządzania projektami można utworzyć tablicę lub przestrzeń, w której każde zadanie jest wymienione. W przypadku zadania takiego jak „Opracowanie strategii marketingowej” może być taki podział obowiązków:

Kierownik ds. marketingu jako Odpowiedzialny
Kilku członków zespołu marketingowego jako Nadzorujący
Menedżer sprzedaży i analityk finansowy jako Konsultanci w celu uzyskania ich opinii
CEO jako Poinformowany o ostatecznej strategii

Ten jasny podział obowiązków pomaga zapobiegać typowym pułapkom projektowym, takim jak pomieszanie ról, powielanie zadań i kwestie odpowiedzialności.

Model RACI promuje płynniejsze, bardziej zorganizowane podejście do zarządzania projektami poprzez wizualne określenie, kto jest, za co odpowiedzialny.

Plusy i minusy struktury RACI

Plusy

Zwiększenie przejrzystości ról
Zwiększenie odpowiedzialności za projekt
Usprawnienie i ułatwienie komunikacji
Zapobieganie nieporozumieniom związanym z nakładaniem się ról
Pomoc w podejmowaniu decyzji

Minusy

Konfiguracja może być czasochłonna
Nadmierna specyfikacja może prowadzić do mikrozarządzania
Może prowadzić do braku elastyczności w odniesieniu do dynamicznych projektów
Ograniczona skuteczność w bardzo małych lub zbyt dużych organizacjach
Skuteczność zależy od dokładnej identyfikacji ról

Alternatywy dla matrycy RACI

Model RACI nie jest jedyną opcją dostępną dla firm. Oto inne, na które warto zwrócić uwagę:

Model DACI

Model DACI upraszcza to podejście. Jest to skrót od Driver (Kierownik), Approver (Potwierdzający), Contributor (Współtwórca) i Informed (Poinformowany):

Kierownik jest odpowiedzialny za zarządzanie postępem prac, podobnie jak rola Odpowiedzialny w RACI.
Podobnie jak rola Potwierdzającego ma ostateczną władzę decyzyjną, tak samo jak Zatwierdzający.
Współtwórcy wspierają kierownika, podobnie jak w przypadku kategorii Konsultanta w RACI.
Wreszcie, rola Poinformowanego pozostaje taka sama, wyznaczona dla tych, którzy muszą być na bieżąco z postępami.

Model DACI jest szczególnie skuteczny w środowiskach, w których priorytetem są usprawnione procesy decyzyjne.

Model RAPID

RAPID jest akronimem od Recommend, Agree, Perform, Input, and Decide. Ramy te mają na celu wyjaśnienie procesów decyzyjnych w ramach projektu.

Rola Zalecaj proponuje działania
Rola Akceptuj reprezentuje interesariuszy, którzy muszą wyrazić zgodę na proponowane działania.
Rola Wykonaj jest podobna do roli Odpowiedzialny w macierzy RACI.
Rola Dodaj jest podobna do kategorii Konsultant, oferując porady i wiedzę specjalistyczną.
Rola Potwierdź jest kluczowa, ponieważ identyfikuje osobę posiadającą ostateczny organ decyzyjny.

Model RAPID jest korzystny, gdy podejmowanie decyzji jest głównym celem i wymaga przyspieszenia.

Podsumowanie

Tabela RACI jest istotnym narzędziem w zarządzaniu projektami, oferującym jasne określenie ról i lepszą komunikację. Choć ma ona swoje wady i zalety, jej ustrukturyzowane podejście ma kluczowe znaczenie dla efektywnej współpracy zespołowej i zarządzania zadaniami.

Alternatywy takie jak DACI, RAPID i inne zapewniają dodatkową elastyczność, zaspokajając różne potrzeby projektowe i style podejmowania decyzji oraz zapewniając model pasujący do każdego kontekstu organizacyjnego.

FAQs

Czy RACI jest przestarzałe?

Jaka jest główna korzyść z tworzenia wykresu RACI?

Co oznacza skrót RACI?

Źródła

Zarządzanie firmą. Jak zrobić to skutecznie? (Leadership Centre)
Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami (Atlassian)
Jak zarządzać strukturą organizacyjna w firmie? (Money.pl)

Aidan Weeks

ekspert ds. technologii

Aidan Weeks, absolwent studiów magisterskich w dziedzinie inżynierii mechanicznej, od ponad trzech lat rozwija się jako niezależny autor. Specjalizując się w branży technicznej, inżynieryjnej i B2B, Aidan tworzy pełne wiedzy merytorycznej teksty na strony internetowe, posty na blogi, instrukcje obsługi, strony produktów i nie tylko, czyniąc złożone koncepcje przystępnymi i angażującymi. Jego przejście ze środowiska akademickiego do pełnoetatowego pisania odzwierciedla jego pasję do łączenia specjalistycznej wiedzy technicznej z treściami popularno-naukowymi.

Wszystkie artykuły autora Aidan Weeks